Guida al Sistema TRACES: Documentazione per il Commercio di Bestiame UE

TRACES — Trade Control and Expert System — è la piattaforma online centralizzata della Commissione Europea per la gestione dei certificati sanitari e fitosanitari necessari per il commercio e l'importazione di animali, prodotti di origine animale, alimenti, mangimi e piante attraverso i confini dell'UE. Lanciato nella sua forma originale nel 2003 e significativamente aggiornato attraverso la sua integrazione nel framework IMSOC (Information Management System for Official Controls) nel dicembre 2019, TRACES è oggi la dorsale digitale obbligatoria di tutti i movimenti di bestiame intra-UE e delle importazioni da paesi terzi nell'UE.

Per chiunque sia coinvolto nel commercio transfrontaliero di bovini — che sia acquirente, venditore, trasportatore o autorità veterinaria — la comprensione del sistema TRACES non è facoltativa. Ogni partita di bovini vivi che si sposta tra Stati Membri dell'UE deve essere notificata attraverso TRACES prima della partenza, e il sistema genera i certificati sanitari elettronici e i documenti di movimento che accompagnano gli animali durante tutto il viaggio. Senza una notifica TRACES correttamente compilata, i bovini non possono legalmente attraversare un confine interno dell'UE.

Il sistema svolge molteplici funzioni simultaneamente: fornisce la tracciabilità dei movimenti animali in tutta l'UE, consente alle autorità veterinarie sia nei paesi di origine che di destinazione di monitorare e controllare i movimenti di bestiame in tempo reale, facilita lo scambio rapido di informazioni in caso di focolaio di malattia e crea un registro verificabile della conformità alla legislazione UE sulla salute e il benessere animale. Per i commercianti professionali di bestiame, TRACES è il sistema documentale più importante nelle loro operazioni quotidiane.

Dal dicembre 2019, TRACES opera come modulo centrale all'interno del più ampio framework IMSOC, istituito dal Regolamento (UE) 2017/625 — il Regolamento sui Controlli Ufficiali. IMSOC integra tre sistemi precedentemente separati in una piattaforma unificata: TRACES (per le notifiche di commercio e importazione), RASFF (il Sistema di Allerta Rapido per Alimenti e Mangimi) e AAC (Assistenza Amministrativa e Cooperazione).

Questa integrazione significa che TRACES funziona ora come parte di un ecosistema completo di sorveglianza e controllo. Quando un'autorità veterinaria in Italia identifica un problema sanitario con una partita in arrivo di bovini dalla Francia, tali informazioni possono essere condivise istantaneamente con le autorità francesi, la Commissione Europea e gli altri Stati Membri attraverso i moduli IMSOC interconnessi. Questo scambio di informazioni in tempo reale ha migliorato drasticamente la capacità dell'UE di rispondere alle emergenze sanitarie animali e ha reso significativamente più difficile la documentazione fraudolenta.

Per scopi pratici, i commercianti di bestiame interagiscono principalmente con il modulo TRACES di IMSOC. Il sistema è accessibile attraverso un'interfaccia web sul portale TRACES della Commissione Europea. Tutti gli operatori che partecipano al commercio intracomunitario devono essere registrati nel sistema con un numero di identificazione operatore univoco collegato alla loro registrazione aziendale e, dove applicabile, al loro numero di stabilimento autorizzato. La registrazione è gestita attraverso l'autorità competente nello Stato Membro dell'operatore — in Italia, questo è il servizio veterinario dell'ASL locale (Azienda Sanitaria Locale).

L'integrazione IMSOC ha anche introdotto capacità di analisi dati avanzate. Le autorità competenti possono ora utilizzare il sistema per identificare pattern, valutare profili di rischio e indirizzare i controlli ufficiali in modo più efficace. Per gli operatori conformi, questo approccio all'applicazione basato sui dati dovrebbe, nel tempo, ridurre l'onere amministrativo concentrando le ispezioni dove il rischio è più elevato.

L'obbligo di utilizzare TRACES si estende a tutte le parti coinvolte nella catena del commercio intracomunitario di bestiame. Comprendere chi è responsabile di cosa all'interno del sistema è essenziale per garantire transazioni fluide e conformi.

Il mittente (esportatore/venditore) avvia il processo organizzando la creazione di una notifica TRACES per ogni partita. In pratica, questo spesso significa che il veterinario ufficiale del mittente o un agente autorizzato crea la notifica iniziale nel sistema con i dettagli degli animali da spedire, il destinatario, il percorso di trasporto e la data di partenza prevista.

Il veterinario ufficiale (VU) nel paese di origine svolge un ruolo critico. Il VU è responsabile dell'ispezione clinica degli animali, della verifica del loro stato sanitario rispetto ai requisiti UE, della conferma della loro identificazione (marche auricolari, passaporti) e della certificazione della notifica TRACES. Senza la firma elettronica del VU, la notifica non è valida e gli animali non possono essere spediti. Il VU deve completare la certificazione entro 24 ore dall'orario di partenza previsto.

Il trasportatore deve essere registrato in TRACES e deve possedere un'autorizzazione di trasporto valida in conformità al Regolamento (CE) n. 1/2005 sul benessere degli animali durante il trasporto. I dettagli del trasportatore sono inclusi nella notifica TRACES e il giornale di viaggio — richiesto per viaggi superiori a 8 ore — è collegato alla notifica.

Il destinatario (importatore/acquirente) nel paese di destinazione deve anch'esso essere registrato in TRACES. All'arrivo degli animali, l'autorità competente di destinazione viene automaticamente notificata attraverso il sistema ed è responsabile dell'esecuzione dei controlli all'arrivo richiesti. Il destinatario deve assicurarsi che gli animali che arrivano nella propria struttura siano accompagnati da una notifica TRACES valida e che l'autorità di destinazione sia informata dell'arrivo.

Bovatra agisce come intermediario autorizzato nel processo TRACES, gestendo il flusso di lavoro documentale tra tutte le parti — dall'avvio delle notifiche con i veterinari di origine al coordinamento con le autorità ASL di destinazione in Italia.

TRACES gestisce diversi tipi distinti di notifiche, ciascuno corrispondente a un diverso tipo di commercio o movimento. Per i commercianti di bestiame, tre tipi di notifica sono particolarmente rilevanti.

I certificati INTRA sono utilizzati per il commercio intracomunitario — ovvero i movimenti di animali vivi tra Stati Membri dell'UE. Questo è il tipo di notifica più comune per i bovini commercializzati tra Francia, Irlanda, Germania e Italia. Il certificato INTRA sostituisce il precedente certificato sanitario intracomunitario cartaceo e contiene tutte le informazioni sanitarie, identificative e di trasporto richieste dalla legislazione UE. Ogni notifica INTRA viene assegnata un numero di riferimento univoco che funge da identificatore principale della partita durante tutto il viaggio.

Le notifiche DOCOM (Document of Commerce) sono utilizzate per i movimenti di sottoprodotti animali e determinati prodotti trasformati all'interno dell'UE. Sebbene meno direttamente rilevanti per il commercio di bovini vivi, i commercianti che trattano anche genetica (seme, embrioni) o che gestiscono sottoprodotti dalle loro operazioni possono incontrare requisiti DOCOM.

Le notifiche CVED (Common Veterinary Entry Document) — ora denominate CHED (Common Health Entry Document) nel framework IMSOC — sono utilizzate per le importazioni di animali vivi da paesi terzi (paesi extra-UE) nell'UE. Queste sono rilevanti per i commercianti che importano bovini dal Regno Unito post-Brexit o da altri paesi extra-UE. Le notifiche CHED vengono elaborate presso i Posti di Controllo Frontaliero (PCF) designati, dove vengono effettuati controlli fisici, di identità e documentali prima che gli animali siano autorizzati a entrare nell'UE.

Per il tipico commercio di bovini Francia-Italia o Irlanda-Italia che costituisce il nucleo delle operazioni di Bovatra, la notifica INTRA è il tipo di documento rilevante. Ogni notifica INTRA copre una singola partita da un'unica origine a un'unica destinazione, sebbene una partita possa includere più animali dalla stessa azienda.

Il processo TRACES per una tipica partita di bovini intracomunitaria segue una sequenza strutturata di passaggi, ciascuno che coinvolge parti specifiche e tempistiche definite.

Passo 1 — Creazione della notifica: Il mittente o il suo agente autorizzato crea una nuova notifica INTRA in TRACES. Questo include l'inserimento dei dati del mittente e della sua azienda, del destinatario e della sua azienda di destinazione, degli animali (specie, razza, numeri di identificazione, età, sesso), del percorso di trasporto previsto, del trasportatore e della data di partenza prevista. La notifica deve essere creata con sufficiente anticipo per consentire al veterinario ufficiale di programmare l'ispezione pre-partenza.

Passo 2 — Ispezione veterinaria e certificazione: Il veterinario ufficiale presso l'azienda di origine ispeziona gli animali entro 24 ore dalla partenza programmata. L'ispezione conferma che gli animali sono clinicamente sani, correttamente identificati, soddisfano tutti i requisiti sanitari UE (test per TB, brucellosi, ecc.) e sono idonei al trasporto. Se soddisfatto, il VU firma elettronicamente e certifica la notifica INTRA in TRACES. A questo punto, la notifica diventa un certificato sanitario valido.

Passo 3 — Notifica di spedizione: Una volta certificata, il sistema TRACES notifica automaticamente l'autorità competente nello Stato Membro di destinazione. Questa notifica anticipata consente all'autorità di destinazione di pianificare eventuali ispezioni all'arrivo e di verificare la registrazione e la capacità dell'azienda ricevente.

Passo 4 — Trasporto: Gli animali vengono trasportati in conformità con i dettagli specificati nella notifica TRACES. La notifica INTRA certificata (o una stampa) deve accompagnare gli animali durante il trasporto. Il giornale di viaggio del trasportatore, se richiesto, è collegato al numero di riferimento TRACES.

Passo 5 — Arrivo e conferma: All'arrivo presso l'azienda di destinazione, l'autorità competente nel paese di destinazione conferma la ricezione della partita in TRACES. Questo chiude il ciclo della notifica e conferma che gli animali sono arrivati alla destinazione dichiarata. In Italia, l'ASL locale è responsabile di questa fase di conferma e può effettuare controlli fisici sugli animali in arrivo.

Passo 6 — Archiviazione: La notifica completata viene archiviata in TRACES e rimane accessibile per scopi di audit e tracciabilità. Le autorità possono recuperare notifiche storiche per tracciare i movimenti animali in caso di indagine per malattia.

Una notifica TRACES INTRA per bovini vivi richiede informazioni complete e accurate in diverse categorie. Errori o omissioni in questa fase sono la causa più comune di ritardi e rifiuti, quindi l'attenzione al dettaglio è fondamentale.

I dati di identificazione animale includono i numeri individuali delle marche auricolari (sia primarie che secondarie come richiesto dal Regolamento (CE) n. 1760/2000), la specie e la razza, la data di nascita, il sesso e il numero del passaporto bovino. Per partite che coinvolgono più animali, ciascun animale deve essere elencato individualmente con la sua identificazione univoca. Il sistema TRACES incrocia queste informazioni con le banche dati nazionali di identificazione bovina, quindi qualsiasi discrepanza tra la notifica e i dati registrati dell'animale segnalarà un errore.

Le informazioni sull'azienda richiedono i dettagli completi di registrazione sia dell'azienda di origine che di quella di destinazione, incluso il numero di registrazione dell'azienda, l'indirizzo e il nome del responsabile. L'azienda di origine deve essere sotto supervisione veterinaria ufficiale e non deve essere sottoposta ad alcuna restrizione dei movimenti al momento della spedizione.

I dati sullo stato sanitario includono i risultati di tutti i test richiesti (test tubercolinico, sierologia per brucellosi, test per leucosi, stato BVD), i registri vaccinali e la conferma che gli animali sono stati residenti nell'azienda di origine per il periodo minimo richiesto (tipicamente 30 giorni per i bovini nel commercio intracomunitario). Le attestazioni sanitarie che il VU certifica sono tratte direttamente dai requisiti sanitari armonizzati dell'UE stabiliti nella Legge sulla Salute Animale (Regolamento (UE) 2016/429) e nei suoi atti delegati e di esecuzione.

I dettagli del trasporto comprendono il nome del trasportatore, il numero di autorizzazione, la targa del veicolo, il percorso pianificato incluse eventuali soste o punti di trasferimento, gli orari stimati di partenza e arrivo e il riferimento del giornale di viaggio per viaggi superiori a 8 ore. Il tempo totale di viaggio deve rispettare i limiti di durata massima stabiliti dal Regolamento (CE) n. 1/2005.

Nonostante la natura strutturata del sistema, le notifiche TRACES vengono frequentemente rifiutate o ritardate a causa di errori ricorrenti. Comprendere questi errori comuni aiuta i commercianti a evitare interruzioni costose.

L'identificazione animale errata o non corrispondente è la causa più frequente di rifiuto. Se i numeri delle marche auricolari inseriti in TRACES non corrispondono agli animali presentati per l'ispezione, o se ci sono discrepanze con la banca dati bovina nazionale, il veterinario ufficiale non può certificare la notifica. Questo si verifica spesso quando marche sostitutive sono state applicate senza aggiornare la banca dati nazionale, o quando si verificano errori di trascrizione durante l'inserimento dei dati.

I test sanitari scaduti o incompleti rappresentano un altro problema principale. Ogni Stato Membro dell'UE ha protocolli di test specifici, e i periodi di validità dei risultati dei test sono rigorosamente definiti. Ad esempio, un test tubercolinico per il commercio intracomunitario è tipicamente valido per 30 giorni dalla data di lettura del test. Se gli animali non vengono spediti entro questa finestra, è necessario un nuovo test. I commercianti che non pianificano il loro programma di test attorno a date di spedizione realistiche incontrano frequentemente questo problema.

Un periodo di residenza insufficiente nell'azienda di origine può anche bloccare la certificazione. Le norme UE richiedono generalmente che i bovini siano stati residenti nell'azienda di origine per almeno 30 giorni prima della spedizione, o dalla nascita se più giovani di 30 giorni. Gli animali recentemente acquistati e spostati in un centro di raccolta possono non soddisfare questo requisito a meno che il centro non sia specificamente approvato per scopi di assemblaggio.

I problemi di autorizzazione del trasportatore sorgono quando i dettagli del trasportatore in TRACES sono errati, la loro autorizzazione è scaduta o il veicolo non soddisfa gli standard richiesti. Poiché il trasportatore è certificato come parte della notifica INTRA, qualsiasi problema con le credenziali del trasportatore blocca l'intera notifica.

La notifica tardiva o un tempo insufficiente per il veterinario ufficiale è un problema pratico ma comune. I VU operano con sistemi di appuntamento programmati e le richieste dell'ultimo minuto per la certificazione potrebbero non essere accolte. In alcune regioni della Francia, particolarmente durante la stagione di punta dei broutard, la disponibilità dei VU è limitata e una prenotazione con 5-7 giorni di anticipo è consigliabile.

Il team documentale di Bovatra rivede sistematicamente ogni notifica TRACES prima della presentazione, confrontando l'identificazione animale con i registri del database, verificando le date di validità dei test, confermando le credenziali del trasportatore e coordinandosi con i VU per garantire una certificazione tempestiva.

La Legge sulla Salute Animale dell'UE (Regolamento (UE) 2016/429), entrata in piena applicazione il 21 aprile 2021, ha riformato significativamente il quadro legislativo che regola la salute animale nell'UE. TRACES è stato aggiornato per allinearsi ai nuovi requisiti introdotti dalla Legge sulla Salute Animale e dai suoi numerosi regolamenti delegati e di esecuzione.

In base alla Legge sulla Salute Animale, i requisiti sanitari per il movimento intracomunitario di bovini sono definiti con maggiore precisione e sono strutturati attorno alla categorizzazione delle malattie per gravità e impatto commerciale. Le malattie di Categoria A (come la peste bovina) richiedono misure di eradicazione, mentre le malattie di Categoria B-E hanno requisiti di controllo e monitoraggio variabili che influenzano l'idoneità commerciale. Il sistema TRACES riflette ora queste categorizzazioni, e le attestazioni sanitarie nelle notifiche INTRA sono allineate con i requisiti specifici per malattia della Legge sulla Salute Animale.

Un cambiamento significativo introdotto dalla Legge sulla Salute Animale è la maggiore enfasi sulla registrazione e l'approvazione degli stabilimenti. Tutte le aziende da cui vengono spediti bovini per il commercio intracomunitario devono essere registrate presso l'autorità competente, e alcune operazioni (come i centri di raccolta e gli stabilimenti confinati) richiedono un'approvazione specifica. TRACES valida la registrazione dell'azienda come parte del processo di notifica.

La Legge sulla Salute Animale ha anche introdotto requisiti più severi per la responsabilità dell'operatore. Gli operatori sono ora esplicitamente tenuti a implementare misure di biosicurezza, mantenere registri accurati dei movimenti animali e degli eventi sanitari, e cooperare con i controlli ufficiali. TRACES supporta questo framework fornendo un registro trasparente e verificabile di tutti i movimenti.

Per i commercianti, l'impatto pratico della Legge sulla Salute Animale sull'uso di TRACES si avverte principalmente attraverso requisiti aggiornati per le attestazioni sanitarie, una documentazione più dettagliata dei test e della sorveglianza delle malattie, e requisiti rafforzati per la registrazione delle aziende. Bovatra rimane aggiornata su tutti gli aggiornamenti normativi per garantire che la documentazione preparata per i clienti sia pienamente conforme ai requisiti più recenti.

TRACES NT (New Technology), la generazione attuale della piattaforma, offre diverse funzionalità progettate per migliorare l'usabilità e l'efficienza per gli utenti abituali.

L'interfaccia web del sistema è accessibile da qualsiasi browser moderno senza necessità di software specializzato. Gli utenti accedono attraverso il sistema di autenticazione EU Login (precedentemente ECAS) con un account personale univoco. I permessi di accesso sono basati sui ruoli: gli operatori possono creare e presentare notifiche, i veterinari ufficiali possono certificare le notifiche e le autorità competenti hanno funzioni di supervisione e controllo più ampie.

La funzionalità di template consente agli utenti abituali di salvare modelli di notifica basati su configurazioni di partita utilizzate frequentemente. Per un commerciante che spedisce regolarmente broutard Charolais da una regione specifica della Francia a un acquirente abituale nel Veneto, i template possono pre-compilare i dettagli dell'azienda, i percorsi di trasporto e altri campi dati ricorrenti, riducendo significativamente il tempo di inserimento dati e il rischio di errori di trascrizione.

La funzione di tracciamento delle notifiche fornisce visibilità in tempo reale sullo stato di ciascuna notifica attraverso il suo ciclo di vita — da bozza, a presentata, a certificata, a ricevuta a destinazione. Questo tracciamento è prezioso per i commercianti che gestiscono più partite simultanee e per il coordinamento con le società di trasporto e gli acquirenti.

Avvisi e notifiche automatizzati vengono inviati alle parti rilevanti nelle fasi chiave del processo. L'autorità competente di destinazione riceve notifica anticipata delle partite in arrivo, mentre il mittente viene notificato quando il VU ha certificato la notifica e quando l'autorità di destinazione ha confermato l'arrivo.

Le funzioni di reportistica e esportazione dati consentono agli operatori e alle autorità di estrarre dati storici per analisi, reportistica di conformità e pianificazione aziendale. I commercianti possono rivedere lo storico delle loro partite, analizzare pattern stagionali e generare documentazione per scopi di audit.

L'accesso mobile è migliorato nelle iterazioni recenti della piattaforma, sebbene la piena funzionalità di TRACES sia meglio accessibile tramite un browser desktop. La Commissione Europea continua a investire in miglioramenti di usabilità, e aggiornamenti alla piattaforma vengono rilasciati periodicamente.

Navigare il sistema TRACES in modo efficiente richiede competenza, attenzione al dettaglio e relazioni consolidate con le autorità veterinarie sia nei paesi di origine che di destinazione. Per gli acquirenti professionali di bestiame, l'onere amministrativo della gestione della documentazione TRACES può essere significativo — particolarmente quando si gestiscono più partite da origini diverse con tempistiche serrate.

Bovatra fornisce una gestione documentale TRACES completa come parte integrante di ogni transazione di bestiame. Il nostro approccio copre l'intero ciclo di vita della documentazione dalla pre-notifica fino alla conferma a destinazione.

Prima che qualsiasi animale venga selezionato per una partita, il nostro team documentale verifica lo stato di registrazione dell'azienda, controlla lo stato sanitario della regione e dell'azienda di origine, conferma i requisiti di test applicabili alla specifica rotta commerciale e si coordina con il veterinario ufficiale di origine per programmare ispezioni e certificazioni.

Durante la fase di notifica, prepariamo la notifica TRACES INTRA con dati di identificazione animale verificati, incrociamo tutti i dettagli con i registri della banca dati nazionale, assicuriamo che i risultati dei test sanitari siano entro i periodi di validità e presentiamo la notifica per la certificazione del VU con adeguato anticipo. Il nostro team monitora lo stato della notifica in tempo reale e affronta prontamente qualsiasi richiesta o correzione del veterinario certificatore.

Per la fase di trasporto, verifichiamo la registrazione e lo stato di autorizzazione TRACES del trasportatore, assicuriamo che i giornali di viaggio siano correttamente collegati alla notifica TRACES e coordiniamo i tempi di partenza per allinearli con la finestra di validità della certificazione. All'arrivo in Italia, ci interfacciamo con l'ASL di destinazione per garantire la tempestiva conferma della partita in TRACES, minimizzando qualsiasi periodo di sosta a destinazione prima che gli animali possano entrare nella gestione normale.

Questo servizio documentale end-to-end elimina le cause più comuni di ritardi e rifiuti nel commercio transfrontaliero di bovini, consentendo ai nostri clienti di concentrarsi sulla loro attività principale di gestione e produzione zootecnica. Contattate Bovatra per discutere i vostri requisiti documentali e scoprire come possiamo semplificare il vostro approvvigionamento transfrontaliero di bovini.